社内メールのマナー

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社内メール今や社内メールは、仕事の運びをスムーズにするために欠かせなくなりました。パソコンができなくては会社での仕事はできないと言ってもいいでしょう。さらにそのマナーを知らなくては、迷惑をかけることにもなります。注意しておきたいことを書きますので、ご参考になさってください。最低限の社内メールのマナーです。

その書き方ですが、先ずは、メールの内容が分かるタイトルを付けてください。本文の始まりは、○○様と宛名を入れます。この際、一行は30字程度にして、読みやすくする配慮が必要ですし、初めて送る相手には、会社内といえども、丁寧な文章を心がけましょう。その際、機種依存文字の使用は避けた方が無難です。

さらに、もちろんですが、顔文字、絵文字などは仕事ではご法度です。添付ファイルをおくるまえには、相手方の使用ソフトを確認する必要がないとも限りませんので、一応は、事前に聞いてみましょう。そのほか、メールチェックは仕事の合間に何度か確認するように。急ぎの返事待ちなどということもないわけではないからです。また、回答を返信で行う場合に、返信マークである<の記号は付けておくとわかりやすいです。

さて、ビジネスでメールを使う場合、どのようなメリットがあるでしょうか?これは次のようなことが考えられます。
・送受信の記録が残る
・文章の手直しなど、しやすいので、無駄が省けます。
・会社内の大勢のひとに同じ情報を流すのが手軽です。
ところが、メールを間違えて使う人も多いのが実情だとききました。どんな間違いをするのでしょうか?それは、
・すぐ、急ぎの返答をメールする場合
・複雑な相談事をメールでしてします
・相手へのクレーム、抗議の内容を、メールで伝える
・複数に送信する場合は、Ccは知り合い同士の場合だけにして、Bccを使いつけるようにしましょう。この使い分けを慎重にしない人が多いと聞きました。
以上のように、メールの特性をうまく利用するのが、社内メールのマナーです。

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